Le norme di riferimento

La validità giuridica del documento elettronico, sancita dall’art. 15 della Legge 59/1997 (Bassanini 1) ed il conseguente sviluppo di strumenti quali la firma digitale ed il protocollo informatico (rispettivamente DPR 513/1997 e DPR 428/1998 ora confluiti nel Testo Unico DPR 445/2000), grazie all'utilizzo delle reti di comunicazione telematica, rendono possibile la realizzazione effettiva di una gestione completamente automatizzata dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle amministrazioni.

Alcune scelte tecniche fondamentali, come il tipo di linguaggio da utilizzare per l'interscambio di dati tra Enti e le modalità tecniche di comunicazione da utilizzare, sono espresse nel DPCM 31.10.2000 recante le regole tecniche per il protocollo informatico (dal DPR 428/1998 poi DPR 445/2000).

Ulteriori aspetti tecnici per rendere effettivamente interoperanti i sistemi di protocollo informatico delle pubbliche amministrazioni sono contenuti nella circolare AIPA/CR/28 emanata il 7 maggio 2001.

Per sostenere le amministrazioni nell’attuazione delle norme in materia di protocollo informatico, l’AIPA ha anche redatto nel settembre 2000 le "Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni", note anche come “GEDOC 2”.

Perché il protocollo informatico

Tramite il protocollo, di ogni documento vengono certificate provenienza e data di acquisizione, identificandolo in maniera univoca grazie ad un numero e una data. Costituisce pertanto il punto nevralgico di tutti i flussi di lavoro tra le Amministrazioni ed all’interno di ciascuna di esse, ed è per questo motivo che le sue modalità di gestione assumono un’importanza fondamentale nella strategia operativa della P.A.

E’ perciò naturale che l’informatizzazione di tale snodo informativo sia il presupposto imprescindibile per gestire i flussi digitali di documenti, senza i quali e-government non sarebbe neanche ipotizzabile. Tali pratiche si chiamano, rispettivamente, gestione dei flussi documentali e protocollo informatico, e sono adempimenti obbligatori (secondo il DPR 428/98) per tutte le amministrazioni pubbliche, centrali o locali che siano (tutte quelle definite nel DL 29/93).

Il protocollo informatico, in particolare, consente di raggiungere un triplice obiettivo:

·      rendere più efficienti le amministrazioni, grazie all’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali;

·      migliorare la trasparenza dell’azione amministrativa, rendendo più facile, e quindi realmente possibile, l’accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti ai diretti interessati;

·      rendere più facilmente attuabile l’automazione dei principali processi amministrativi, per mezzo della gestione elettronica dei documenti.

Le tecnologie per la gestione dei flussi documentali

Cosa fare per attuare la normativa

La normativa stabilisce che ogni amministrazione deve individuare al proprio interno - a seconda della dimensione e della dislocazione geografica dei propri uffici - una o più “Aree Organizzative Omogenee”, per ciascuna delle quali deve dotarsi di un sistema di “protocollo informatico” che fornisca almeno i servizi di certificazione dell'arrivo o dell'invio di un documento. L'effettuazione di una “registrazione di protocollo” corrisponde all'assunzione di alcune responsabilità da parte dell'amministrazione: in particolare serve a certificare l'esistenza del documento almeno a partire da una certa data. Ovvero:

• nel caso di documenti ricevuti, certifica il fatto che il documento è entrato nei confini dell'amministrazione e che subirà una qualche forma di trattamento oltre che essere conservato a norma di legge;
• nel caso di documenti inviati all'esterno dall'amministrazione, certifica il fatto che a fronte di un processo di lavoro è stato prodotto un documento in una certa data ben definita.

La normativa non si limita a stabilire principi generali (e quindi a specificare quali sono i requisiti del sistema), ma detta le regole organizzative interne e le caratteristiche dei sistemi tecnologici che ciascuna amministrazione deve adottare per essere in grado di fornire i servizi. In particolare, per ogni Area Organizzativa Omogenea, l'amministrazione deve:

• mantenere un registro informatico;
• istituire un servizio e nominare un responsabile;

assicurare che venga effettuata la registrazione di protocollo (ovvero l'operazione con la quale si inseriscono alcune operazioni relative al documento nel registro).

Flussi documentali ­ Cosa dice il Governo*

Al fine di potenziare l’uso della posta elettronica, ogni comunicazione interna sarà inviata ai destinatari in formato digitale, utilizzando i sistemi in essere presso le varie Amministrazioni.

Per avviare concretamente tali procedure, sarà svolta nel 2002 , con il coordinamento del Dipartimento per l’innovazione e le tecnologie e la collaborazione di un primo insieme di Amministrazioni, una prima fase transitoria di sperimentazione. Nel corso della fase transitoria le Amministrazioni verificheranno le proprie dotazioni informatiche, al fine di prepararsi alla realizzazione di tale iniziativa nell’ottica della trasparenza e del servizio al cittadino.

Le Amministrazioni dovranno individuare al loro interno le Aree Organizzative Omogenee, le quali, dotate di un sistema di protocollo informatico, potranno ricevere da cittadini, imprese o altre Amministrazioni sia documenti in formato elettronico, sia documenti cartacei che saranno smaterializzati tramite scanner.

I documenti registrati dal sistema di protocollo informatico saranno poi distribuiti per via telematica agli uffici competenti all’interno della struttura organizzativa facente parte dell’Area Organizzativa Omogenea.

Gli interventi citati si inseriscono in un complessivo processo di rinnovamento delle modalità e degli strumenti per la gestione dei flussi documentali. In particolare, alla luce degli obiettivi di efficienza e trasparenza dei processi amministrativi, la digitalizzazione dei flussi di documentazione interna strutturata e l’introduzione del protocollo informatico risultano cruciali, in quanto consentono lo snellimento, la tracciabilità ed il monitoraggio continuo dei documenti da parte degli utenti.

La previsione di cui al testo unico n. 445/2000 obbliga le Amministrazioni a realizzare entro il 1 gennaio 2004 il solo "Nucleo Minimo", definendo in tal modo tempi lunghi per obiettivi limitati, rispetto al livello di innovazione raggiungibile con una completa attuazione di tutte le componenti, in particolare quella relativa alla trasparenza, l’unica concretamente visibile al cittadino e all'impresa.

E' quindi necessario che, nella pianificazione della attività per l'anno 2002, si seguano precise guide di ordine tecnico ed organizzativo per accelerare ed ampliare gli obiettivi realizzativi. E' perciò necessario che ciascuna Amministrazione individui strutture o gruppi di lavoro cui affidare la responsabilità della attuazione di questo progetto.

Si ritiene, infine, che particolare attenzione possa essere rivolta dalle Amministrazioni nel tener conto di questo progetto per operare una riqualificazione del personale disabile mediante l’ uso di opportune tecnologie assistive.

* Testo tratto dalla Direttiva “Linee guida in materia di digitalizzazione dell’amministrazione”, emanata nel Dicembre 2001 dal Dipartimento per l?Innovazione e le Tecnologie. I grassetti sono di Atenea.

Schema di acquisizione dei documenti dall’esterno, secondo le Linee guida del Governo

Pagina curata da Atenea ­ Marzo 2002